Taloyhtiön vuosikello
Taloyhtiön arki ei ole sattumanvaraista tekemistä. Vuosi etenee selkeässä rytmissä, jossa talous, hallinto ja kiinteistön kunnossapito kulkevat rinnakkain. Kun kokonaisuus on hallinnassa, päätöksenteko on rauhallista ja ennakoivaa.
Tässä tiivis katsaus siihen, miten taloyhtiön vuosi etenee.
Tammi-maaliskuu (Q1): Tilinpäätös ja valmistautuminen yhtiökokoukseen
Vuosi käynnistyy talouden tarkastelulla. Ensimmäisen kvartaalin aikana valmistaudutaan tilinpäätöksen laadintaan, yhtiökokoukseen ja hallinnollisten asioiden valmisteluun.
Yhtiökokouskausi on käsillä ja ensimmäisen kvartaalin aikana muun muassa
- Valmistellaan yhtiökokouksen päätösasiat ja talousarvio
- Suunnitellaan yhtiökokouksen aikataulu ja lähetetään kokouskutsut
- Yhtiökokouksessa valitaan hallituksen jäsenet ja määritellään palkkiot
Alkuvuonna tehdään myös listaa tulevan vuoden muutos- ja kunnossapitotöistä. Kiinteistönhoidossa jatkuu talvikunnossapito, johon liittyvät muun muassa liukkauden torjunta, lumityöt ja sadevesikaivojen toimivuuden seuranta. Osakkaille on tärkeä tiedottaa yhtiökokouksesta ja sen päätöksistä.
Huhti-kesäkuu (Q2): Päätöksentekoa ja käytännön toimenpiteitä
Kevät on taloyhtiöissä aktiivista aikaa. Uusi hallitus järjestäytyy ja laatii työjärjestyksen, sekä perehdyttää uusia hallituksen jäseniä.
Yhtiökokoukset pidetään kesäkuun loppuun mennessä. Yhtiökokouksessa tehdyt päätökset alkavat konkretisoitua, ja samalla kiinteistön kunto tulee näkyviin talven jäljiltä.
Kattojen, sadevesijärjestelmien ja julkisivujen tarkastukset ovat ajankohtaisia. Piha-alueiden kunnostus, pensaiden ja pihapuiden leikkaus ja muut pihatyöt alkavat.
Tässä vaiheessa isännöitsijän ja huollon tulisi tiedottaa taloyhtiöitä kesän loma- ja poikkeusaukioloajoista.
Heinä-syyskuu (Q3): huoltoa ja toteutuksia
Kesä on monien korjaus- ja huoltotöiden aikaa. Sään puolesta se on otollinen hetki toteuttaa esimerkiksi:
- pienempiä kunnostuksia
- maalaus- ja pinnoitustöitä
- ilmanvaihdon tarkistuksia
- piha-alueiden parannuksia
Samalla hallitus ja isännöinti seuraavat taloutta ja aloittavat seuraavan tilikauden suunnittelun. Työpöydällä voi olla muun muassa tulevan vuoden PTS (pitkän tähtäimen suunnitelma) ja talviajan toimenpiteiden suunnittelu yhdessä huoltoyhtiön kanssa.
Kiinteistönhoito alkaa myös ennakoimaan syksyn tuloa. Lämmityskauteen valmistaudutaan esimerkiksi tarkistamalla patteriverkostot ja lämmitysjärjestelmät, ja pihalla tarkastetaan ulkovalaistuksen toiminta. Taloyhtiössä tulee tiedottaa myös syystalkoista ja siihen liittyvistä järjestelyistä.
Loka-joulukuu (Q4): budjetointi ja lämmityskauden alku
Syksyllä katse kääntyy seuraavaan vuoteen. Lämmityskauden käynnistyminen näkyy energiankulutuksessa, ja samalla valmistellaan talousarviota tulevalle vuodelle.
Budjetin laadinta on strateginen valinta siitä, miten taloyhtiön kiinteistöä kehitetään ja ylläpidetään. Syksyllä tehdyt päätökset vaikuttavat suoraan seuraavan vuoden vastikkeisiin ja investointeihin.
Vuoden lopussa arvioidaan kuluneen vuoden talousarvion onnistumista ja mietitään tulevan vuoden toimenpiteiden aikatauluttamista. Samalla varmistetaan, että dokumentointi on ajan tasalla ja että hallinnolliset velvoitteet täyttyvät.
Kiinteistönhoidossa kevättalvesta tutut katon lumikuorman tarkkailu, lumityöt ja liukkauden torjunta tulevat taas ajankohtaiseksi. Asukkaita tiedotetaan paloturvallisuudesta juhlapyhien aikana ja kerrataan oikeaoppista lajittelua.
Ennakoiva suunnittelu tuo varmuutta
Taloyhtiön vuosi on kokonaisuus, jossa mikään yksittäinen kuukausi ei ratkaise kaikkea. Olennaista on ennakointi: mitä aiemmin asioihin tartutaan, sitä vähemmän syntyy yllätyksiä.
Isännöinnin tehtävä on huolehtia, että hallitus saa oikea-aikaisen tiedon ja selkeän näkymän kokonaisuuteen vuoden jokaisena kuukautena.
Onko sinulla kysyttävää isännöinnistä? Ota yhteyttä meihin!
