Isännöitsijän vaihtaminen on useimmille taloyhtiöille suuren kynnyksen takana, eikä siihen lähdetä kevyin perustein. Toisinaan kuitenkin päädytään tilanteeseen, jossa isännöintitoimiston vaihtaminen on ainoa tai paras vaihtoehto taloyhtiön kannalta.
Millainen sitten on hyvä isännöitsijä, mitä asioita tulee ottaa huomioon isännöitsijän valintaa tehdessä ja miten isännöitsijän kilpailutus tapahtuu?
Miksi isännöitsijää vaihdetaan?
Isännöintitoimiston vaihtoon päädytään useimmiten tilanteissa, joissa nykyinen isännöintipalvelu ei enää vastaa taloyhtiön tarpeita. Isännöitsijän kanssa sovitut asiat saattavat jäädä tekemättä, isännöitsijää ei tavoiteta tarvittaessa, tai esimerkiksi palveluasenne on huono.
Toisinaan vaihtopäätöksen takana ovat yllättävät tai pakottavat tekijät, kuten isännöintiyrityksen toiminnan loppuminen, mutta suurimmassa osassa tapauksia vaihto tapahtuu, kun isännöintipalvelun tasoa halutaan parantaa.
Kun vaihto on ajankohtainen, taloyhtiön on syytä järjestää kilpailutus.
Uuden isännöitsijän valinta
Uuden isännöitsijän valinta on tärkeä prosessi, joka vaikuttaa niin asumisen sujuvuuteen kuin kiinteistön arvoon. Uuden isännöitsijän valinnassa tulee miettiä ensisijaisesti taloyhtiön yksilöllisiä tarpeita ja toiveita. Kilpailutusta varten tarjouksia on suositeltavaa pyytää useammalta kuin yhdeltä isännöintitoimistolta ja vertailu on syytä toteuttaa huolella. Hintaa tärkeämpää on kiinnittää huomiota muun muassa palvelun laatuun ja isännöitsijän osaamiseen. Mikä kaikki vaikuttaa isännöitsijän valintaan?
Hintaa tärkeämpää on palvelun laatu
Kuten monessa muussakin asiassa, myös isännöitsijän valinnassa hintaa tärkeämpää on laatu. Ammattitaitoinen ja hyvä isännöitsijä viestii avoimesti, on tavoitettavissa ja hoitaa tehtävänsä tehokkaasti ja asiantuntevasti. Laadusta kannattaa olla valmis maksamaan, sillä huono isännöitsijä voi tulla lopulta kalliiksi ja aiheuttaa jopa haittaa yhtiölle.
Isännöitsijöiden haastatteleminen kannattaa
Isännöitsijöitä vertailtaessa hallituksen kannattaa haastatella kiinnostavimmat isännöitsijäehdokkaat. Isännöinti on asiakaspalvelutyötä, joten isännöitsijän persoonalla on merkitystä valintaa tehdessä. Parhaimman käsityksen isännöitsijän osaamisesta ja sopivasta persoonasta saa tapaamalla ehdokkaita kasvotusten. Isännöitsijän valinta on yksi hallituksen tärkeimmistä tehtävistä, eikä valintaprosessiin käytetty aika mene taatusti hukkaan.
ISA on merkki luotettavuudesta
Isännöinnin Auktorisointi ISA ry auktorisoi isännöitsijöistä ja isännöintitoimistoja ja valvoo niiden toimintaa. ISA-auktorisointi on merkki luotettavuudesta ja osaamisesta, sillä se myönnetään vain niille toimijoille, jotka sitoutuvat noudattamaan isännöinnin eettisiä ohjeita ja käytäntöjä. ISA:n tarkoituksena on kehittää isännöintialan laatua ja rakentaa luottamusta alaa kohtaan.
Isännöitsijän kokemus ja verkostot tukevat toimintaa
Hallituksen valitessa isännöitsijää, tulee sen ottaa huomioon isännöitsijän taustat. Isännöitsijällä on hyvä olla kokemusta vastaavan kokoisista asunto- ja kiinteistöyhtiöistä ja niiden tehtävien menestyksekkäästä hoitamisesta. Referenssit ja aiemmat asiakastyytyväisyyskyselyiden tulokset antavat hyvin käsityksen siitä, miten isännöitsijä on aiemmin menestynyt työssään.
Isännöitsijällä voi olla ammattitutkinnon lisäksi muita koulutuksia, jotka tukevat ammattitaitoa. Esimerkiksi rahoitusalan tai rakennusalan ymmärrys voivat antaa isännöitsijälle tukea työssä toimimiseen. Lisäksi isännöitsijä voi hakea auktorisointia. Isännöitsijän ei ole tarkoitus kuitenkaan olla jokaisen alan asiantuntija, vaan laajoilla verkostoilla on tässäkin tilanteessa merkitystä. Verkostoitunut isännöitsijä löytää nopeasti ratkaisun ja avun taloyhtiön vaihtuviin tilanteisiin.
Läpinäkyvä viestintä ja tehokas toiminta ovat keskiössä
Isännöintitoimistoa valittaessa tulisi edellä mainittujen asioiden lisäksi huomioida millaisia toimintatapoja toimistolla on ja miten he viestivät asiakkailleen ajankohtaisista asioista. Muun muassa toimivat asukassivut, sekä muut digitaaliset järjestelmät helpottavat asiakkaiden asiointia isännöintitoimiston kanssa. Isännöitsijältä voi jo haastattelun aikana kysyä millä tavoin asiakkaat pidetään ajan tasalla taloyhtiötä koskevista asioista ja miten isännöitsijään saa parhaiten yhteyden.
Miten isännöinnin kilpailutus tapahtuu?
Isännöitsijää ei vaihdeta usein ja uutta isännöitsijää etsittäessä tavoitteena on lähes poikkeuksetta pitkäaikainen kumppanuus. Hallitus voi omalta osaltaan varmistaa, että vaihto sujuu parhaalla mahdollisella tavalla. Mitä käytännön asioita vaihdossa kannattaa ottaa huomioon?
Taloyhtiön hallituksella on tärkeä rooli
Ensimmäiseksi hallitus laatii tarjouspyynnön, joka lähetetään niille isännöintitoimistoille, joiden palveluista ollaan kiinnostuneita. Tarjouspyyntöön on hyvä kirjata taloyhtiön perustiedot, sekä tavoitteet ja uuden isännöintitoimiston aloittamisajankohta. Liitteeksi voi laittaa taloyhtiön tärkeät asiakirjat, kuten yhtiöjärjestys ja tilinpäätös. Selkeä tarjouspyyntö helpottaa saapuneiden tarjousten vertailua. Tarjouspyyntöön on hyvä merkitä tarjouksen viimeinen jättöpäivä.
Isännöintitarjousten saavuttua hallitukselle, tarjoukset käydään läpi hallituksen kokouksessa. Kokouksesta ja läpikäynnistä tulee laatia asianmukainen pöytäkirja. Taloyhtiön hallituksen on suotavaa ottaa huomioon aiemmin artikkelissa mainitut asiat harkitessaan isännöintsijöitä haastatteluihin. Haastattelun tarkoituksena on varmistua hallituksen ja isännöintitoimiston yhteneväisestä käsityksestä liittyen taloyhtiön tarpeisiin ja isännöintitoimiston palveluihin. Haastattelujen päätteeksi hallituksen on hyvä pyytää isännöintiyrityksiltä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset.
Vanha isännöintisopimus on syytä lukea tarkkaan
Ennen sopimusten sitomista uuden isännöintitoimiston kanssa, on taloyhtiön hallituksen syytä lukea tarkkaan voimassaoleva isännöintisopimus ja tarkistaa sen irtisanomisehdot. Isännöintipalvelujen yleisten sopimusehtojen (ISE 2007) mukaan toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen irtisanomisaika on kolme kuukautta, mutta tästä on voitu sopia myös erillisellä sopimuksella isännöinnin ja hallituksen välillä. Uuden isännöintiyrityksen kanssa ei kannata tehdä sitovaa sopimusta ennen kuin irtisanomisaika on selvitetty.
Suunnittele siirto huolellisesti
Kun uusi isännöitsijä on valittu ja siirto voi alkaa, tulee prosessi suunnitella huolellisesti. Taloyhtiö voi esimerkiksi aikatauluttaa siirron ja valmistautua hallituksen kesken yllättäviin henkilövaihdoksiin siten, etteivät kaikki tiedot ole yhden ihmisen takana. Taloyhtiön hallitus voi esimerkiksi laatia listan kaikista dokumenteista, jotka pitäisi siirtää vanhalta isännöintitoimistolta uudelle, jotta voidaan varmistautua siitä, että näin todella tapahtuu. Uudelle isännöintitoimistolle on hyvä muistaa siirtää myös mahdolliset sähköpostikirjeenvaihdot aiemman isännöitsijän kanssa.
Tiivistetty muistilista isännöitsijän vaihdossa
Isännöitsijän vaihto tapahtuu harvoin, mutta kun muutos on ajankohtainen, on se syytä suunnitella hyvin. Tärkeintä on tehdä selväksi mikä edellisen isännöitsijän toiminnassa ei toiminut ja mitä seuraavalta isännöitsijältä odotetaan.
Lyhyt muistilista kokoaa oleellisia asioita, jotka on hyvä muistaa isännöitsijän vaihdossa.
- Määritelkää taloyhtiösi tarpeet ja tavoitteet, joita taloyhtiöllä on isännöinnille.
- Koostakaa tarjouspyyntö ja lähetä se n. 3–5 potentiaaliselle palveluntarjoajalle.
- Varatkaa taloyhtiön hallitukselle aikaa tarjousten vertailuun.
- Valitkaa parhaat palveluntarjoajat ja käykää tarvittavat sopimusneuvottelut.
- Tarkistakaa voimassa olevan isännöintisopimuksen irtisanomisaika ennen kuin uusi sopimus allekirjoitetaan.
- Valitkaa isännöitsijä ja solmikaa isännöintisopimus.
- Tehkää ennakkovalmistelut huolella ja aikatauluttakaa prosessi.
- Laatikaa kuittauslista siirrettävistä dokumenteista ja sähköpostikirjeenvaihdosta.
Onko taloyhtiössäsi aika vaihtaa isännöitsijää? Vakka Isännöinti tarjoaa luotettavaa ja palvelualtista isännöintiä! Ota yhteyttä ja keskustellaan lisää isännöinnin tarpeistanne.
