Rahanpesulaki koskee monia toimialoja, mutta sen vaikutus isännöintitoimistoihin ja taloyhtiöihin saattaa jäädä helposti epäselväksi. Tässä artikkelissa selvennämme, mitä rahanpesulaki tarkoittaa isännöintitoimiston näkökulmasta, miten laki vaikuttaa päivittäiseen työhön ja mitä velvoitteita se asettaa niin isännöitsijöille kuin taloyhtiön hallituksille.
Rahanpesulaki ja isännöintitoimistot: Mitä jokaisen isännöitsijän ja taloyhtiön tulisi tietää
Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) asettaa isännöintiyrityksille velvoitteita, jotka vaikuttavat isännöintitoimistoihin ja taloyhtiöiden hallituksiin. Lain tavoitteena on lisätä turvallisuutta ja estää rikollista toimintaa.
1. Mikä on rahanpesulaki ja miksi se koskee isännöintitoimistoja?
Rahanpesulain tavoitteena on rikollisen toiminnan ehkäiseminen, sekä asiakkaiden riittävä tunteminen (KYC = Know Your Customer). Isännöintitoimistot kuuluvat lain piiriin, koska ne voivat olla osallisena merkittäviin rahavirtoihin taloyhtiöiden hallinnon kautta.
Käytännössä laki tarkoittaa isännöinnin piirissä esimerkiksi hallituksen jäsenten henkilöllisyyden todentamista, tietojen ajantaisaisuudesta huolehtimista, sekä säännöllistä pakotelistojen tarkastamista. Tavoitteena on estää rikollista toimintaa ja tehdä isännöinnin ja taloyhtiöiden toiminnasta turvallista ja läpinäkyvää.
2. Mikä on tuntemisprosessi eli KYC-prosessi? (Know Your Customer)
Isännöintitoimiston tulee varmistaa asiakkaidensa henkilöllisyys ja ymmärtää heidän taustansa. Tämä koskee erityisesti taloyhtiön hallitusten jäseniä ja osakkaita, joilla on päätäntävaltaa. Tuntemisprosessin tavoitteena on, että yritykset tuntevat asiakkaansa ja näiden taustan siten, että epäilyttävästä toiminnasta voidaan ilmoittaa viranomaisille.
Käytännössä KYC-prosessi tarkoittaa taloyhtiöiden hallitusten jäsenten tunnistamista ja henkilötietojen ajantasaista päivittämistä koko asiakassuhteen ajan. Prosessi lisää läpinäkyvyyttä ja auttaa estämään rahanpesua ja terrorismin rahoittamista
Mitä tietoja kerätään?
- Henkilötiedot (esim. nimi, henkilötunnus).
- Hallituksessa toimivien edustajien roolit ja valtuudet.
- Oikeudelliset asiakirjat, kuten osakeluettelo.
3. Rahanpesulain vaikutus isännöintiin
Keskeisimmät velvoitteet, joita rahanpesulaki asettaa, ovat:
Asiakkaan tunteminen (eli KYC):
Isännöinnin on tunnistettava asiakkaansa ja ylläpidettävä hallituksen jäsenten henkilöllisyystietoja koko asiakassuhteen ajan.
Pakotelistojen tarkastaminen:
Isännöintitoimiston on tarkistettava hallituksen jäsenet viikottain viranomaisten julkaisemilta pakote- ja jäädytyslistoilta.
PEP-kyselyt
PEP-kyselyt liittyvät poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden tunnistamiseen. Vuosittain hallituksen jäsenille lähetettävissä kyselyissä selvitetään mahdolliset poliittiset vaikutussuhteet. Tämä koskee henkilöitä, jotka ovat tai ovat olleet merkittävissä poliittisissa tehtävissä kansainvälisellä tai kansallisella tasolla, sekä heidän läheisiään.
4. Mitä tapahtuu, jos velvoitteet laiminlyödään?
Rahanpesulain tuomien velvoitteiden on tarkoitus lisätä taloyhtiöiden turvallisuutta ja vähentää väärinkäytöksiä, sekä lisätä taloyhtiöiden toiminnan läpinäkyvyyttä. Velvoitteet tuovat mukanaan lisätyötä, mutta niiden on tarkoitus varmistaa vastuullinen toiminta taloyhtiöissä ja isännöinnissä.
Laiminlyönnit velvoitteiden toteutumisessa voivat johtaa sakkoihin tai oikeudellisiin seurauksiin. Isännöintitoimistojen toimintaa valvoo Aluehallintovirasto (AVI), joka voi suorittaa tarkastuksia ja antaa ohjeistusta lain noudattamiseen.
5. Miten isännöintitoimisto voi varmistaa lakien noudattamisen?
Isännöintitoimiston tehtävänä on varmistaa, että lakeja ja velvoitteita noudatetaan. Käytännössä tämä tarkoittaa:
- Henkilökunnan ajantasaista kouluttamista velvoitteisiin liittyen.
- Sähköisten järjestelmien käyttöä ajantasaiseen asiakastiedottamiseen.
- Selkeiden tuntemisprosessien käyttöä.
Kooste: Näin taloyhtiön tulisi toimia
Rahanpesulain noudattaminen on keskeinen osa vastuullista isännöintiä. Hyvin hoidettu tuntemisprosessi ja yhteistyö taloyhtiöiden kanssa lisäävät luottamusta ja vähentävät riskejä.
- Hallituksen jäsenet voivat tehdä osuutensa vastaamalla isännöintitoimiston lähettämiin kyselyihin ajoissa.
- Henkilötietojen ajantasaisuus on tärkeä osa taloyhtiön toimintaa.
- Koko hallituksen tulee olla tietoinen lakisääteisistä velvoitteista ja niiden vaikutuksesta toimintaan.
Kysy lisää, mikäli aiheesta heräsi kysymyksiä! Olemme täällä teitä varten.
